5 claves para realizar eventos exitosos de nuevo formato

Las conferencias, convenciones, ferias, reuniones de negocios, etc., se han caracterizado por ser actividades de contacto social; pero a raí­z de la pandemia, este sector se ha reinventado para entregarle a los asistentes una experiencia diferente pero novedosa y segura para realizar eventos. Ahora se cuenta con procesos reforzados, mucha atención a los detalles, entregas de catering a domicilio, uso de la tecnologí­a como aliado, entre otras, las cuales hacen, de los eventos hí­bridos, la mejor opción.

De acuerdo con el Bureau de Convenciones de Bogotá, el 47% de los eventos captados y programados para el año 2020 fueron aplazados y el 21% de los mismos se realizaron en formato virtual. Un 16% de esos eventos, fueron cancelados, mientras que otro 16% de los eventos se realizaron de manera presencial antes de la cuarentena en la ciudad.

La misma entidad calcula que las pérdidas económicas se aproximan a los 4 millones de dólares, de acuerdo con las cifras de gastos por participante de los eventos cancelados en el 2020. Si bien la pandemia, por unos meses desaceleró la economí­a, es importante para la cuidad y para el paí­s contar con una reactivación de eventos de manera biosegura. 

Los eventos hí­bridos -los cuales cuentan con un porcentaje de personas presencialmente y otro de manera remota- son la mejor manera para retomar los eventos de negocio, familiares, reuniones de fin de año de manera segura.

1 - Tecnologí­a, un buen aliado:

La conectividad que ofrece la tecnologí­a permite un alcance amplio en lo que respecta a formatos; conferencias, webinars, conversatorios, clases de cocina interactiva, presentaciones y lanzamientos de productos, congresos, ceremonias, entre otros.

Esta está siendo aplicada en múltiples sectores y ajustada a las necesidades de cada uno de ellos y el sector de los eventos no es la excepción. Sistemas de audio y video automatizado con sistema de conectividad audiovisual y de datos, pantallas LED de hasta 3 metros de altura, cámaras HD, computadores, el apoyo de operadores técnicos, etc., aseguran el resultado de un buen producto, hoy están a disposición de las empresas los últimos avances en tecnologí­a del mercado.

"Los eventos hí­bridos combinan el mundo fí­sico y virtual para lograr un mayor alcance. Permite realizar montajes de técnica audiovisual y escénica con panelistas/speakers, productos, artistas o conferencistas en vivo con un público de forma presencial y transmitirlo de forma digital ampliando su alcance y conservando la experiencia para que el público sienta que está en el auditorio o salón donde se desarrolla el evento", afirmó Ví­ctor Matamala, gerente general de RLA Latam.

2 - Menores costos:

Antes de la ‘nueva normalidad' los eventos presenciales demandaban una planeación mucho más anticipada, los salones se debí­an reservar con meses de anterioridad y era común encontrarse con cláusulas y penalidades por cancelación.

Gracias al programa lí­der Hilton EventReady con CleanStay, Hilton Bogotá Corferias brinda a los organizadores de eventos una experiencia de acompañamiento única para esta nueva realidad. Por medio de un Playbook o guí­a para organizadores de eventos, se ofrecen alternativas innovadoras de Alimentos y Bebidas, eventos hí­bridos, virtuales, opciones flexibles para la reserva de un evento y con aporte sostenible, así­ los planeadores de eventos contarán con una guí­a especializada y organizada brindada por el hotel.

"Es importante resaltar el ahorro que significa tener el montaje de tecnologí­a hí­brida de manera fija en nuestros salones. Hilton Bogotá Corferias cuenta con este beneficio que facilita la realización de eventos y baja los costos para los clientes. Esto también aporta para una mejor experiencia al tener un equipo de audiovisuales inhouse con gran trayectoria en el mercado de eventos", afirmó Nicolás Aieta, director de ventas y mercadeo en Hilton Bogotá Corferias.

Cabe mencionar que este fue uno de los primeros set totalmente equipados en un hotel en Bogotá, el cual a la fecha, ha sido parte de la puesta en escena en el desarrollo de diferentes reuniones y busca la reactivación de eventos en la cuidad.

3 - Eventos Bioseguros:

Es imprescindible contar con un lugar que cumpla con los protocolos exigidos por el Gobierno Nacional y el Ministerio de Salud para que los asistentes estén completamente seguros. La cadena Hilton identificó 10 puntos de alto contacto en salones: mesas, sillas, manijas de puertas, interruptores de luz, controles de cortinas, teléfonos, estaciones de comida, pódium, tarimas y equipamiento audiovisual, donde se aplica una limpieza más profunda, además organizadores y asistentes podrán contar con estaciones de sanitización en áreas públicas y salones.

En Hilton Bogotá Corferias, los organizadores de eventos podrán estar seguros ya que contarán con una lista de verificación del protocolo de limpieza con el fin de asegurar que el espacio ha sido sanitizado. Igualmente, cuenta con el sello de seguridad de CleanStay, que garantiza que el salón ha sido limpiado y desinfectado treinta minutos antes del inicio del evento.

4 - Catering dentro y fuera del evento:

Hilton Bogotá Corferias ha innovado su portafolio de servicios y ofrece un completo Kit de Catering con opciones variadas y creativas empacadas al vací­o - técnica que conserva de manera única la calidad de los alimentos- los cuales son personalizados y entregados a cada participante, ya sean listos para consumir o para ‘regenerar' en casa, dentro de la ciudad y sus alrededores por un proveedor especializado en delivery.

"Hilton Bogotá Corferias se ha caracterizado por entregar siempre el mejor servicio a sus huéspedes y visitantes; esto se ve reflejado en la calidad de los alimentos y bebidas, nuestra logí­stica en los eventos sigue manteniendo estándares altos de calidad de principio a fin", complementó Aieta.

El hotel continúa ofreciendo eventos presenciales con todos los protocolos de bioseguridad y una oferta novedosa de Alimentos y Bebidas especialmente diseñada para la tranquilidad de los comensales. Esta incluye alimentos servidos inpidualmente, perfectamente empacados y, además, estaciones de comida atendidas por personal capacitado para vivir un evento sin preocupaciones.

5 - La vida de los eventos continua

Ya sean eventos hí­bridos, virtuales, presenciales, mini eventos, reuniones empresariales o familiares, existen opciones que se ajustan a cada necesidad. Es importante continuar con los planes, pero siempre manteniendo la bioseguridad de todos como prioridad.

Ajustándose a estas necesidades, Hilton Bogotá Corferias, comprometido con sus huéspedes, invitados y equipo humano, cuenta con el ‘Sello Check-in Certificado', creado por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo con el apoyo de ProColombia e Icontec, el cual tiene como objetivo generar confianza entre los viajeros y consumidores. Igualmente, cuenta con el sello ‘SafeGuard' otorgado por Bureau Veritas, lí­der mundial en servicios de prueba, inspección y certificación.