Claves para que el teletrabajo sea exitoso

Evitar la propagación del coronavirus es un imperativo para todos. Dentro de los principales recomendaciones que las autoridades sanitarias hacen a las empresas, es el de poner en marcha planes de teletrabajo, es decir, que los empleados eviten ir a la oficinas y cumplan con sus responsabilidades desde el hogar.

Para muchas compañí­as este modelo de trabajo es nuevo, por lo que no tienen la suficiente claridad sobre cómo echarlo a andar con éxito. Tener un plan estructurado es importante para que esta estrategia sea exitosa y tenga el menor impacto en el dí­a a dí­a de las empresas.

La primera pregunta que hay que contestar es para qué industrias es el teletrabajo una opción real. "No podrí­amos hablar de sectores o de industrias, sino de cargos. El secreto aquí­ es responder a la pregunta: ¿esto que hago en la oficina lo podrí­a hacer en otra parte? Si la respuesta es afirmativa, ese cargo aplica para teletrabajo", asegura Noel González, jefe de desarrollo y comunicaciones de Adecco Colombia.

En ese orden de ideas, el primer paso a dar es identificar qué cargos puede trabajar desde en casa. En una planta de producción, por ejemplo, es imposible que algunas labores se realicen desde casa, por lo que es importante poner en marcha otras estrategias que minimicen la posibilidad de contagio del coronavirus.

En este caso hay que comenzar por reconocer cuáles son los mí­nimos necesarios para que la operación se mantenga. Una vez se tenga esa claridad se puede definir una hoja de ruta. Por ejemplo, contar con persos horarios en la planta para evitar la concentración de empleados, es una buena alternativa para mantenerse operativo a la par de que se reduce el riesgo de contagio.

Para aquellos empleados que por la naturaleza de sus labores tienen que continuar yendo a su lugar de trabajo, es importantí­simo poner en marcha las medidas de prevención generales para toda la población como por ejemplo el lavado de manos, evitar los saludos con contacto de la piel, el uso de tapabocas para los casos que sean necesarios y mantener la distancia entre las personas.

Control y resultados

Ahora, para que la implementación del teletrabajo sea exitosa, hay que tener muy bien definidos los mecanismos de control para evaluar las operaciones, así­ como contar con las herramientas suficientes para poder implementar esta modalidad de trabajo no presencial.

"La clave es que cada colaborador tenga bien definidas sus funciones, las fechas de entrega claras y que haya un adecuado seguimiento de parte de los lí­deres", explica González. Para tal fin se pueden planear reuniones periódicas (ya sean diarias, semanales o quincenales) en las que se definan las responsabilidades para cada uno de los integrantes del equipo, así­ como los instrumentos para medir el avance de las mismas.

En ese orden de ideas es importante crear un plan de trabajo que sea medible. "Cuando se gerencia por objetivos se hace seguimiento al resultado, no al proceso como tal. Para ello es fundamental contar con un tablero de mando muy bien desarrollado", agrega González de Adecco.

Para cumplir con este objetivo es imperativo contar con las herramientas tecnológicas necesarias. En primer lugar, hay que definir junto con sus trabajadores si estos cuentan con las condiciones mí­nimas necesarias para poder realizar sus labores, como por ejemplo acceso a internet, lí­nea telefónica disponible y, por supuesto, equipos como computadores, tabletas o celulares.

En caso dado de que alguno de sus colaboradores no cuente con estas herramientas, es su deber proporcionarlas para que pueda cumplir con su trabajo de manera adecuada.  

También es importante definir con sus empleados cuáles son los canales de comunicación a utilizar, esto con el fin de evitar ruidos en los mensajes e instrucciones para los equipos. Si ya cuenta con alternativas de comunicación virtual trabaje con ellas antes de sumar una nueva, tenga en cuenta que gastará más tiempo en capacitar a su equipo en su uso.

Entre más claridad haya sobre cuáles son los protocolos para conectarse con sus subalternos y para poner en contacto a las persas áreas de su empresa, entre otras tareas, habrá más posibilidad de que el flujo de trabajo fluya de la manera indicada y que exista la posibilidad de corregir, de manera efectiva, los errores y problemas a los que se enfrentarán al implementar un sistema de trabajo alternativo.

Disposición y actitud

Pero más allá de contar con un plan claro y bien definido, así­ como con las herramientas precisas para poner en marcha el teletrabajo, es muy importante que haya una disposición de todos los actores de unas empresa para que el modelo tenga el éxito esperado.

¿Y qué significa esto? Tal y como lo explica el jefe de desarrollo y comunicaciones de Adecco Colombia, hay que "romper con el viejo paradigma de que si no vemos a la gente o los tenemos al lado, no trabajan". Es preciso empoderar a los jefes de las pisiones de la empresa y olvidar la microgerencia.

Por otra parte, es importante que los empleados adopten hábitos que favorezcan su productividad desde casa. La mayorí­a de trabajadores no está acostumbrada a realizar sus tareas desde el hogar, por lo que es importante brindarle una guí­a que incentive buenas prácticas laborales desde casa.

Así­, por ejemplo, no está demás indicarles a sus empleados que adapten algún espacio de su casa como oficina, esto les permitirá trabajar con mayor eficiencia y tranquilidad. También es importante indicarles hábitos que generen rutinas de trabajo, como por ejemplo, bañarse cada mañana, comenzar su jornada tal y como lo hacen en la oficina, hacer pausas activas y evitar distracciones como atender la puerta o el teléfono de casa.

En suma, el teletrabajo es importantí­simo para reducir el contagio del coronavirus, pero también es vital para que la economí­a no se vea tan golpeada por la coyuntura. A medida que las empresas continúen con sus labores, los impactos negativos de la crisis se aminorarán. Esté en cada empresa diseñar un plan de trabajo remoto efectivo, capaz de ser monitoreado y medible, para así­ enfrentar de la mejor manera una situación de la que, desafortunadamente, no hay claridad cuándo volverá a la normalidad.

Por último, no olvide que en cada paí­s, existen alternativas de entidades gubernamentales que lo pueden a acompañar en el diseño y puesta en marcha de planes de teletrabajo. También es importante que comparta sus buenas prácticas, porque antes de ser una batalla en la que haya un único ganador, la situación que estamos enfrentando nos obliga a ser más solidarios para que todos demos un paso al frente y dejemos atrás esta inusual coyuntura.   

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