Las decisiones sobre el manejo del inventario para esta época de festividades representan un ejercicio de habilidad para lograr una óptima gestión. Evaluar la conveniencia en ofertas logísticas, establecer alianzas y medirse en capacidad de equipamento son algunas cartas maestras que debe jugar.

Por: Ana María Pinzón
periodista revista La Barra

Llega fin de año y con este una demanda mayor de consumo, lo que significa una oportunidad en rentabilidad que debe aprovechar de la mejor manera. La base para lograrlo está en la correcta selección de los insumos de aprovisionamiento que le brindará maniobrabilidad sobre la operación en tiempo y calidad de las preparaciones.

Empezando, hay una regla de oro: la planificación anticipada, un eslabón que atraviesa toda la cadena de producción, de la que depende el volumen de los pedidos y asimismo el nivel de mermas a producir, el listado de los ingredientes por cosecha o tendencia de consumo e, incluso, si es necesario poner en óptimas condiciones un equipo o maquinaria.

En esta entrega, La Barra habló con dos expertos del sector, el proveedor y el restaurador, quienes desde su experiencia aconsejan la ruta de aprovisionamiento ideal para que lo implemente en la temporada decembrina.

Ni más, ni menos

Por tratarse de un periodo del año particularmente provechoso en la rotación de inventario, Aldo Vargas, chef ejecutivo del restaurante La Ventana del 72 Gran Hotel (en Bogotá), perteneciente a la cadena Hilton, comparte que una forma de asegurar un buen manejo de este es trabajar sobre confirmación antes de que inicien las fechas de celebración con el fin de controlar la entrada y gasto eficiente. “Lo que sugerimos nosotros es siempre trabajar con reservas confirmadas antes de que se acerquen las fechas con mínimo una o dos semanas, para tener bien el cálculo y así no exagerar el stock y no desperdiciar”, dice.

Listar el inventario con antelación también involucra los equipos, utensilios y demás herramientas de trabajo en la cocina. Esa revisión debe establecer que estén al 100 % de su capacidad.

Igualmente, recomienda pensar especialmente en la caducidad de insumos alimenticios, es decir, “hacer pedidos que sean de una durabilidad de más de 3 a 6 meses, y hacerlo con más de un mes antes”. De hecho, “ya llegándose la fecha lo que más se requiere son la proteínas y las frutas y vegetales”, que precisa sea con mínimo una o dos semanas “para tener bien el cálculo y no exagerar el stock”.

Así son las cifras para el último año de temporada alta

  • Según la Encuesta Mensual de Servicios (EMS) que realizó el Departamento Administrativo
    Nacional de Estadística (Dane) para diciembre de 2018, el servicio de Restaurante, catering y bares tuvo una variación positiva del 2,3 %* en relación con el mismo mes del año anterior.
  • El último reporte de la EMS, correspondiente a julio de 2019, registra una variación positiva de 7,2 % *.

*variación que no incluye el efecto de cambio de precios

AV1 300x200“Debemos saber qué es lo que ofrece la competencia, qué tendencias hay en la temporada y qué producto de repente podemos importar. Ese tipo de factores son muy importantes conocerlos”, chef Aldo Vargas.

Ese mismo estimado de tiempo lo contempla Carlos Carlos Aracena, experto en el manejo de carnes y gerente de la empresa proveedora La Casa del Pavo, quien señala que para los productos refrigerados como carnes — crudas o embutidos — hay que programarlos en el pedido con 15 o 20 días de anticipación, además “hay que tener una logística muy exacta”, refiriéndose a la recepción y posterior uso del alimento proteínico.

Listar el inventario con antelación también involucra los equipos, utensilios y demás herramientas de trabajo en la cocina; la previa revisión debe establecer que estén al 100 % de su capacidad, instruye Vargas, y complementa: “Para octubre noviembre debemos hacer un mantenimiento preventivo, cambio de piezas, los molinos, las cámaras frigoríficas en su temperatura adecuada. Esos equipos deben estar listos antes de la época navideña, máximo en la quincena de noviembre tiene que estar totalmente operativa”.

En el caso puntual de las carnes es vital contar con los equipos idóneos y en buen funcionamiento. Las carnes son uno de los productos que más puede extender la vida útil solo si se conserva bajo recomendaciones estrictas. Para poner un ejemplo, la carne cruda de pavo sale congelada a -18 °c y esa es la temperatura en que debe mantenerse, en la medida de lo posible. “Sin embargo, si tienen congeladores (no neveras) que funcionen entre -10°c y -15°c garantiza una vida útil de 3 ó 4 meses sin problema, no afecta la calidad del producto”, aclar Aracena.

Los mismos productos que incluya para su inventario le hablarán de los equipos que se requieran para su conservación o manipulación y el proveedor es quien puede orientarlo, así que es recomendable trabajar en conjunto.

Tenga en cuenta que el proveedor o la cadena de suministro brindan soluciones que se adapten a sus exigencias, más tratándose de una temporada alta de producción.

Apueste en equipo

El factor dinero es, indiscutiblemente, el que manda la parada sobre el abastecimiento. Establecer alianzas le permite guardar estándares en ese rubro para el momento de la planeación previa (la regla de oro). Entre las ventajas está, no solamente tener seguridad en los precios, sino conocer de primera mano las tendencias que están en boga para la temporada. Decidir entre un proveedor individual o una cadena de suministro debe basarse en la operación y capacidad logística propia de cada negocio, esto lo hará más competitivo.

Las uniones estratégicas, de otro lado, le ayudarán a no incurrir en los pecados capitales, ya sea pedir de más o quedarse corto de suministros. Vargas afirma que de los errores que suelen incurrir más los restauradores es “pensar que podemos pedir 3 o 4 veces más del pronóstico o pensar que las cosas van a durar al mismo precio con mes antes o con mes después, y definitivamente no tener conocimiento y hacerlo por intuición”.

Bien lo dice el chef Vargas. “los proveedores conocen nuestros picos, cuándo pedimos más, cuándo pedimos menos, los precios. Desde el principio de año se hacen esos ajustes, y ya saben qué cantidad vendernos para noviembre o para diciembre”, por lo tanto la clave también va en sostener siempre las alianzas, exhorta.

Tenga en cuenta que el proveedor o la cadena de suministro cuenta soluciones que se adapte a lo su exigencia, más tratándose de una temporada alta. La Casa del Pavo, como ejemplo, tiene opciones de carne cruda (cortes crudos de pavo adobado y/o deshuesado) o semi preparada (salchichas, chorizos y jamones de pavo), las cuales facilitan los tiempos de preparación de los alimentos.

“Cuando los clientes piden grandes cantidades preparadas, pavo al horno o relleno, es porque ellos con anticipación han contratado los eventos (…) Tenemos otros clientes que compran en menor cantidad y ellos sí tienen que ser muy cuidadosos porque el producto tiene que venderse sí o sí en diciembre”, comenta Aracena, demostrando la experticia de la figura del proveedor.

Para los proveedores de licores, la temporada alta es la de mayor congestión en las operaciones de importación, nacionalización y entrega logística.

No olvide el brindis

Para acompañar la oferta gastronómica debe incluir en la lista de abastecimiento un buen licor. Para esto Riccardo Trentini, socio fundador de Maestri Milano, empresa importadora de vinos y asesora para restaurantes en maridaje en Colombia, explica cómo obtener la mejor ganancia con vinos y licores en alta temporada: “Es indispensable entender que la mejor marginalidad se va a obtener con vinos y licores, por lo tanto, tener el suficiente inventario de los productos de mayor rotación es clave”, indica. Trentini va más allá en esa apreciación de los precios y la temporada: “para los proveedores de licores, la temporada alta es la de mayor congestión en las operaciones de importación, nacionalización y entrega logística. Por tal motivo, a lo largo de la cadena de abastecimiento se puede presentar un cuello de botella que influye negativamente sobre nuestra rentabilidad y satisfacción del consumidor”.

Riccardo Trentini le da esta recomendación:

“Generalmente (diciembre), es un periodo en el que proveedores realizan alzas. Si consideramos que un producto determinado tiene buena rotación, alta marginalidad y bajo costo, es buena idea proponer a nuestro proveedor una compra por cierta cantidad que será despachada durante los primeros meses del siguiente año. Esta estrategia es eficiente, pero tiene que ser diseñada con tiempo y para no incurrir en inconvenientes, es mejor proponerlas en los meses de octubre y noviembre”.

Su sugerencia es aprovecharlo como una oportunidad e ir en búsqueda de una reducción de precio “contar con un flujo de caja para realizar, entre otras operaciones, pago contra entrega, pues cualquier proveedor otorgará un descuento entre el 2 % y 4 % por pronto pago y les dará prioridad si en algún momento el producto se encuentra en escasez”. Con lo anterior, ya tiene algunas recomendaciones para comenzar su proceso de abastecimiento a tiempo en esta temporada esperada que se acerca.