¿Cómo reducir los gastos operativos de un hotel?

En la gestión eficaz de un hotel, comprender y gestionar los costes operativos es fundamental. Debido a que, estos constituyen todos los gastos necesarios para mantener en funcionamiento las diversas áreas. 

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Evaluar la rentabilidad de cada sector implica analizar cuidadosamente los ingresos en relación con los costes asociados. Una métrica crucial para esta evaluación es el Beneficio Bruto Operativo (GOP), que ofrece una visión clara de la rentabilidad general del hotel o de áreas específicas dentro de él. Para calcular el GOP de manera precisa, es esencial desglosar y comprender exhaustivamente los costes operativos implicados en la operación del hotel.

¿Cuáles son los gastos operativos de un hotel?

Los gastos operativos pueden variar dependiendo del tamaño, ubicación, categoría y tipo de propiedad, pero generalmente incluyen los siguientes:

Gastos fijos

Son aquellos desembolsos financieros que permanecen constantes independientemente de las fluctuaciones en la actividad y el rendimiento del hotel. Estos gastos no están influenciados por variables como la ocupación, la temporada o el funcionamiento del hotel, siendo predecibles y estables a lo largo del tiempo. Representan los cimientos económicos sobre los cuales se construye la operación hotelera, proporcionando una base sólida para la planificación financiera y el control presupuestario.

Los gastos fijos de un hotel son:

• Nóminas de personal en contrato fijo.
• Alquiler del local o propiedad.
• Impuestos locales, municipales y/o estatales.
• Pagos de hipotecas o préstamos por la propiedad.
• Seguros de responsabilidad civil, propiedad y empleados.
• Mantenimiento y reparaciones generales del edificio.
• Tarifas de licencias y permisos.
• Suministros de oficina y limpieza.
• Gastos legales y contables.
• Depreciación de activos fijos.
• Honorarios de consultoría y servicios profesionales.
• Contribuciones a asociaciones o gremios relacionados con la industria hotelera.

Gastos variables

Son aquellos gastos que fluctúan en relación con la cantidad de huéspedes que se alojan en el establecimiento. Estos, aumentan o disminuyen dependiendo de la tasa de ocupación. Los gastos variables son controlables y pueden ser gestionados para reducir los gastos operativos, estos incluyen:

• Suministros de limpieza y lavandería
• Comisión de agencias de viajes en línea (OTAs)
• Salarios por hora
• Gastos de mantenimiento
• Marketing y publicidad
• Productos de consumo 
• Servicios de catering y bebidas para eventos
• Costos de alimentos para el servicio a la habitación
• Tarifas de comisión para servicios de reserva y eventos
• Costos de operación de áreas recreativas (piscinas, gimnasios, spas, etc.)
• Costos de servicio de transporte (shuttles, servicio de traslado al aeropuerto)
• Costos de suministros para eventos
• Tarifas de licencias y permisos para eventos
• Costos de entretenimiento y actividades para huéspedes 

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Coste por habitación ocupada

Este cálculo toma en consideración tanto los costos fijos como variables asociados al departamento de habitaciones, proporcionando una medida precisa de cuánto cuesta mantener una habitación ocupada. Al dividir los costos totales del departamento de habitaciones entre el número total de habitaciones vendidas, el CPOR ofrece una visión clara de la rentabilidad de cada habitación. Este dato es fundamental para evaluar el desempeño financiero del hotel y tomar decisiones estratégicas informadas en la gestión de precios, promociones y optimización de recursos. 

CPOR = Coste total de habitación / Total de habitaciones vendida

Coste por habitación disponible 

Esta es una métrica esencial en la gestión hotelera que proporciona una visión clara del costo promedio de cada habitación disponible para la venta. Este indicador se calcula dividiendo los costos totales del departamento de habitaciones entre el número total de habitaciones disponibles en el hotel. En otras palabras, el CostPAR permite entender cuánto le cuesta al hotel mantener una habitación disponible y lista para ser ocupada por un huésped. Con esta información, los gerentes pueden tomar decisiones estratégicas sobre fijación de precios, gestión de costos y maximización de ingresos, contribuyendo así a la eficiencia operativa y la rentabilidad del establecimiento hotelero.

CostPAR: Coste total de habitación / Total de habitaciones disponibles

Coste de captación de huéspedes (GAC)

Es una métrica crucial para evaluar la eficiencia de las estrategias de marketing y ventas en la industria hotelera. Se refiere al gasto total invertido en actividades destinadas a atraer nuevos huéspedes, como publicidad, comisiones de agencias y otros gastos relacionados con la adquisición de clientes, en relación con los ingresos generados por la venta de habitaciones. Este indicador proporciona una visión clara de cuánto cuesta obtener cada nuevo cliente en comparación con los ingresos que generan. Es esencial para entender la rentabilidad de nuestras acciones de marketing y optimizar nuestros recursos para maximizar los beneficios.

GAC = Costes de adquisición / Total de ingresos por habitación x 100

Ingresos por cada habitación disponible

Los ingresos por cada habitación disponible, también conocidos como RevPar (Revenue Per Available Room), son una métrica que ofrecen una visión integral de la rentabilidad de las habitaciones disponibles. Este indicador combina dos factores clave: la tarifa promedio diaria de las habitaciones (ADR) y la tasa de ocupación (OR). 

ADR = Ingresos de la habitación / habitaciones vendidas 

‍OR = Total de habitaciones llenas / total de habitaciones disponibles

El ADR representa el ingreso promedio generado por cada habitación vendida, mientras que la tasa de ocupación indica el porcentaje de habitaciones que están ocupadas en un período determinado. Al multiplicar el ADR por la tasa de ocupación, obtenemos el RevPar, que proporciona una evaluación precisa de los ingresos generados por cada habitación disponible. Esta cifra no solo guía las decisiones relacionadas con la fijación de precios, sino que también informa sobre la eficacia de las estrategias de gestión de la ocupación y los posibles ajustes en los costos operativos para optimizar la rentabilidad del establecimiento hotelero.

RevPar = Tarifa promedio diaria de la habitación x tarifa de ocupación

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¿Cómo reducir los costes operativos de un hotel?

En un entorno donde la eficiencia y la calidad del servicio son imperativos, encontrar formas de reducir los costos operativos sin comprometer la experiencia del huésped se vuelve crucial. De esta manera, las estrategias efectivas para identificar áreas de oportunidad y aplicar medidas que permitan optimizar los costos operativos de un hotel se basan en:

• Reducción del uso de energía eléctrica

Al disminuir el consumo de energía eléctrica, se puede reducir de manera considerable el gasto en servicios públicos, lo que a su vez mejora la rentabilidad del negocio. La iluminación es una de las áreas que más energía consume en un hotel, representando aproximadamente un tercio de los gastos eléctricos totales. Adoptar medidas como el cambio a bombillas de bajo consumo y promover el uso inteligente de la energía entre los empleados pueden tener un impacto significativo en la reducción del consumo eléctrico. 

Asimismo, mantener al día el mantenimiento del alojamiento es fundamental para minimizar los costos energéticos. Un programa regular de inspección y mantenimiento puede identificar y corregir problemas como grietas, fugas de aire o malfuncionamiento de equipos de calefacción, ventilación y aire acondicionado, que de otro modo podrían aumentar el consumo de energía y los costos operativos a largo plazo.

• Apoyarse en la gestión de los ingresos

Al aprovechar las herramientas de gestión de ingresos, los hoteles pueden obtener una comprensión profunda del mercado local y de la competencia, lo que les permite tomar decisiones informadas sobre la fijación de precios y la distribución. Este enfoque estratégico no solo impulsa los ingresos por habitación, sino que también ayuda a identificar y controlar los factores de coste, como las comisiones de las agencias de viajes y otros gastos de distribución.

Además, la gestión de ingresos proporciona pronósticos detallados de los ingresos totales, lo que brinda una guía precisa para la programación del personal y la gestión del inventario. Al tener una visión clara de la demanda esperada, los hoteles pueden ajustar eficientemente sus operaciones para minimizar los costos variables y controlar los gastos laborales. Por ejemplo, si se anticipa una disminución en la demanda, el hotel puede reducir el personal y ajustar los suministros para evitar excesos innecesarios, lo que contribuye directamente a la reducción de los gastos operativos.

• Uso de software 

La utilización de diversos programas informáticos de diferentes proveedores puede resultar en una fragmentación de la información, lo que dificulta la coordinación y la eficiencia. Además, implica una multiplicidad de facturas, gestores de cuentas y bases de conocimiento, lo que aumenta la carga de trabajo y los costes asociados. Al optar por un único software que integre todas las funciones clave, desde la gestión de la propiedad, hasta las reservas online y el punto de venta, se simplifica la gestión y se reducen los gastos administrativos.

Además, la evaluación tecnológica periódica permite identificar el software que está siendo infrautilizado o que ya no es necesario, lo que abre la puerta a posibles ahorros. La adopción de un enfoque más estratégico en la selección de software no solo permite optimizar el uso de los recursos, sino que también puede conducir a negociaciones más favorables con proveedores y a la eliminación de soluciones redundantes. Por otro lado, la migración hacia soluciones basadas en la nube ofrece una alternativa más económica al alojamiento en las instalaciones. No solo reduce los costes asociados a la infraestructura física y el mantenimiento, sino que también proporciona una mayor flexibilidad y escalabilidad. 

• Optimización de gastos de marketing

Al disminuir el Costo de Adquisición de Clientes (CAC) a través de estrategias de marketing más eficientes, se logra una mayor eficiencia en la adquisición de clientes. Además, al diversificar los canales de distribución y distribuir estratégicamente el inventario en diversas OTAs y mercados en línea, el hotel puede alcanzar una audiencia más amplia y diversa, reduciendo así la dependencia de un solo canal y optimizando los costos.

La instalación adecuada de herramientas de seguimiento, como el píxel de Facebook y Google Analytics, también juega un papel crucial al permitir un seguimiento exhaustivo del rendimiento de las campañas de marketing. Esto facilita la identificación de las estrategias y canales más efectivos, lo que a su vez ayuda a asignar los recursos de manera más eficiente. Además, al supervisar continuamente los informes de participación y métricas de rendimiento, el hotel puede identificar áreas de mejora y realizar ajustes rápidos, asegurando así una optimización constante de los gastos de marketing y una mejora continua en la efectividad de las campañas.

• Control en el área de alimentos y bebidas

La gestión eficiente del inventario es crucial para evitar tanto la escasez como el exceso de stock. Mantener un inventario ajustado y bien gestionado ayuda a minimizar el riesgo de pérdidas, al tiempo que garantiza la disponibilidad de productos frescos y de alta calidad para satisfacer las necesidades de los huéspedes.

Además, la reducción del desperdicio alimentario no solo tiene un impacto positivo en el aspecto económico, al disminuir los costos asociados a la compra de alimentos que terminan siendo descartados, sino que también tiene un importante componente ético y medioambiental. Al promover prácticas de consumo responsable, los hoteles pueden contribuir a la reducción del impacto ambiental asociado a la producción de alimentos y al mismo tiempo mejorar su reputación como negocios socialmente responsables.

La inversión en equipos de procesamiento de alimentos de alta calidad puede suponer un desembolso inicial considerable, pero a largo plazo puede resultar en ahorros significativos al prolongar la vida útil de los equipos y mejorar la eficiencia en la preparación y manipulación de alimentos.